MijnTuin.org

Privacyverklaring MijnTuin.org

Bij Mijntuin.org hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u als klant, leverancier en bezoeker van deze website te informeren over hoe we zorg dragen voor uw persoonsgegevens en wat we met uw gegevens doen.

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

AVEVE BV met zetel in 3012 Leuven, Aarschotsesteenweg 84 en met ondernemingsnummer 0403.552.464 is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die zij uitvoert met de gegevens van haar klanten, prospecten, leveranciers en bezoekers van deze website, verder ‘Mijntuin.org’ genoemd.

Binnen de groep van ondernemingen waartoe de verwerkingsverantwoordelijke behoort, is een functionaris voor de gegevensbescherming benoemd. Deze functionaris houdt toezicht op de bescherming van uw persoonsgegevens. De functionaris kan u contacteren via privacy@arvesta.eu.

2. Welke gegevens verwerken wij van u als klant?

Vooreerst kunnen wij de volgende gegevens verzamelen: naam, adres, leveradressen, BTW- nummer, ondernemingsnummer, GSM- en/of telefoonnummer, faxnummer, taal, beroep, website, branche, bankrekeningnummer, bedrijfstak, aankoopgegevens (aangekochte producten, prijs, hoeveelheden, moment aankoop), type klant (wederverkoper, fabrikant,...), bedrijfsgegeven. Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie, telefoonnummer en emailadres verzamelen.

Deze gegevens hebben we verkregen:

  1. Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website of commerciële acties;
  2. Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;
  3. Via andere vennootschappen uit de groep, waartoe Aveve BV behoort. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.

We gebruiken uw klantgegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor onder meer het houden van een klanten- en prospectenadministratie, het opmaken en versturen van facturen en daarover corresponderen, het verwerken van bestellingen, leveren van producten en daarover communiceren en het voeren van een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen). Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. Het houden van een administratie en het voeren van een debiteurenbeheer doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken om u als klant op regelmatige basis per e-mail te informeren over de prijzen van onze producten. Dit doen wij omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u als klant en omdat dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van eventuele maatregelen die daaraan vooraf gaan.

We verwerken uw gegevens ook om te analyseren welke producten u heeft aangekocht en de producten/diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent om ons assortiment aan te passen en onze communicaties op u af te stemmen. Daarnaast voeren we ook (statististische) analyses om onze werking, diensten en producten te verbeteren. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Daarnaast kunnen we uw gegevens ook verwerken om u elektronisch en/of per post te informeren over onze producten, diensten en evenementen, voor direct marketing of om profielen op te maken. Door het opmaken van profielen kunnen we u veel gerichtere en meer nuttige informatie bezorgen. U zal alleen elektronische nieuwsbrieven ontvangen als u hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen we uw gegevens gebruiken voor prospectie-doeleinden en om u te contacteren over onze producten en/of diensten waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze complementair zijn aan producten die u reeds eerder bij ons of een van de groepsvennootschappen van Arvesta aankocht.

Tot slot verwerken we uw gegevens ook om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving, de mestwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid (bv. bewaring facturen,...).

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd.

3. Welke gegevens verwerken wij van u als leverancier?

We kunnen de volgende gegevens verzamelen van leveranciers: (bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, BTW-nummer, rekeningnummer en een overzicht van de door onze leden bij de leverancier afgenomen producten en/of diensten. Verder kunnen wij volgende gegevens verzamelen van de medewerkers of andere nuttige contactpersonen bij leveranciers (zoals bijvoorbeeld commerciële, logistieke en financiële contactpersonen): naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens hebben we mondeling, telefonisch of via e-mail van u verkregen, via gegevens op de facturen, via onze vertegenwoordigers die met u contact hebben gehad of via andere vennootschappen uit de groep Arvesta, waartoe Aveve BV behoort.

Uw gegevens worden in de eerste plaats gebruikt om de handelsrelatie tussen ons optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren en op te volgen. Concreet gebruiken we uw gegevens voor onder meer het houden van een leveranciersadministratie, het opstellen en uitsturen van bestellingen, opstellen en uitsturen van aankoopborderellen, verwerken en betalen van inkomende facturen en daarover communiceren. Deze verwerkingen voeren wij uit omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving en de wetgeving inzake voedselveiligheid.

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze onmiddellijk verwijderd.

4. Welke gegevens verzamelen we via onze website?

4.1. Online diensten op www.Mijntuin.org

Bestellingen via de webshop

Indien u via onze webshop een bestelling plaatst, verwerken wij de volgende gegevens: uw naam- en voornaam, uw levering- en facturatieadres, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw betaalgegevens, uw aankoopgegevens (door u aangekochte producten, datum van aankoop, prijzen), uw ip-adres en indien van toepassing: BTW-nummer en bedrijfsnaam.

Voornoemde gegevens verwerken wij omdat deze noodzakelijk zijn om de koopovereenkomst met u uit te voeren. Concreet gebruiken we deze gegevens om uw bestelling te verwerken en uw gegevens te bezorgen aan de leverancier om de levering aan u te bezorgen.

We kunnen uw naam en emailadres ook aan KIYOH bezorgen, de organisatie die de tevredenheidsenquêtes uitvoert. Dit helpt ons om onze producten, website en diensten te verbeteren. Voor het versturen en uitvoeren van deze enquêtes gebruiken we uw e-mailadres, naam en voornaam. In het kader van de enquêtes stellen wij diverse vragen om uw tevredenheid na te gaan. Van zodra u de enquête heeft afgerond, ontvangen we deze van Kiyoh in de vorm van anonieme statistieken, dus we kunnen uw gegevens niet langer aan u koppelen. Indien u uw naam en woonplaats meegeeft bij de klantbeoordelingen, ontvangen we deze per mail van Kiyoh. Meteen na het lezen van deze mail, wordt de mail, met uw gegevens verwijderd. Om te weten hoe Kiyoh met uw gegevens omgaat, verwijzen we naar hun privacyverklaring via deze link. Het voeren van dergelijke tevredenheidsonderzoeken doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang. Als u dergelijke enquêtes niet meer wil krijgen, kan u zich daar op elk moment kosteloos tegen verzetten. U leest onderaan de betreffende e-mail hoe u dat kan doen.

We bezorgen uw gegevens ook aan MOLLIE, het bedrijf dat de online betalingen voor ons verwerkt, om de betalingen, die u via de website doet, te verwerken.

Tot slot gebruiken we uw gegevens ook om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (o.a. bewaren van opgestelde facturen gedurende een minimale periode van zeven jaar).

Mijntuin.org profiel

Om lid te worden van de mijntuin.org community kunt u een profiel aanmaken.

Voor de aanmaak van uw profiel verzamelen we de volgende gegevens: uw voornaam, uw achternaam, uw geslacht, uw e-mailadres en uw IP adres. Verder kan u uw account steeds vrijblijvend aanvullen met uw telefoonnummer, interesses, grootte van uw tuin, uw beroep, profielfoto en kun je een betalend plus-account aanmaken. Daarnaast slaan wij in uw account uw bestelgeschiedenis (aangekochte producten, datum van aankoop, prijzen,...) op.

We verwerken de hiervoor genoemde gegevens om uw account aan te maken en actief te houden zodat u o.a. sneller bestellingen kan plaatsen en afrekenen, in-kaart-brengen van uw tuin, inventariseren van uw planten, stellen van vragen, volgen van andere leden, gevolgd worden door andere leden, deelname aan wedstrijden, online aankopen, posts plaatsen. Verder gebruiken we uw gegevens om onze gebruikers in te delen op basis van uw interesses. Door uw account aan te maken, geeft u ons toestemming om uw gegevens voor bovengenoemde doeleinden te verwerken.

U kan uw profiel dermate instellen dat uw posts niet zichtbaar zijn voor niet-ingelogde mensen (en zoekmachines). Op die manier schermen we uw data af voor niet-leden van de community.

U kan zelf uw data aanpassen en/of verwijderen. Er is ook een data-archief. Dit kan door u zelf aangevraagd worden op uw profielpagina en maximum een paar uur later bieden we ALLE data die we over u verzameld hebben aan in een handige doorbladerbare download.

U kan uw profiel op elk ogenblik afsluiten. Op dat moment worden alle (historische) data gewist, behalve uw naam en e-mailadres.

Vragen, berichten en recepten

Wanneer u via "tuinvragen" of "berichten" met ons contact opneemt of een bericht plaatst, verwerken we de volgende gegevens: uw voornaam en achternaam (of nickname), uw e-mailadres en uw vraag of opmerking.

We gebruiken deze gegevens enkel om uw vraag of opmerking te beantwoorden. We verwerken uw gegevens vooreerst op basis van ons gerechtvaardigd belang omdat zonder deze gegevens wij uw vraag niet kunnen beantwoorden. Soms verwerken we uw gegevens ook omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u ons contacteert in verband met de garantie die u heeft op een bij ons aangekocht product.

Wanneer u recepten plaatst op onze website, verwerken we de volgende gegevens: uw voornaam en achternaam, uw e-mailadres en uw recept.

Wanneer u met ons chat, bezorgen we uw gegevens ook aan de dienstverlener die deze chats mogelijk maakt, nl. Tawkto.

Nieuwsbrieven

Indien u ons toestemming geeft om per e-mail nieuwsbrieven te ontvangen, gebruiken we uw gegevens om u nieuwsbrieven te sturen met onze nieuwtjes en promoties. Om de algemene doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven in kaart te brengen en om u relevantere nieuwsbrieven te bezorgen verzamelen we in dit kader ook volgende info: datum en tijdstip waarop de nieuwsbrief werd geopend, aantal keer dat een mail werd geopend en links waarop werd doorgeklikt.

Deze nieuwsbrieven omvatten onder andere: Algemene tuin- & lifestyle artikels, tips en tuintaken op uw maat (aan de hand van uw profiel en uw eigen geïnventariseerde tuin), tuinevenementen, webshopcategorieën in de kijker en links naar profielen van andere tuinliefhebbers in uw buurt die u nog niet volgt. (enkel als u uw eigen locatie heeft ingevuld.)

We bezorgen uw gegevens (enkel emailadres) aan onze externe dienstverlener ElasticEmail.com, om deze nieuwsbrieven voor ons te versturen.

U kan zich op elk moment uitschrijven voor onze nieuwsbrieven via de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrieven en via uw profielpagina.

4.2. Klantenservice

Wanneer u contacteert met o.a. vragen of klachten over ivm de webshop, bestellingen, of dienst-na-verkoop,... kunnen we bepaalde gegevens van u opvragen teneinde uw vraag of klacht te behandelen of om opnieuw met u contact op te nemen.

De gegevens die we verzamelen zijn afhankelijk van de vraag of de klacht waarvoor u ons contacteert. Doorgaans gaat het om: uw voor- en achternaam, uw telefoonnummer en/of e-mailadres, een bestelnummer van een bestelling.

We verzamelen bovengenoemde gegevens omdat zonder deze gegevens onze klantendienst uw vraag of klacht niet kan behandelen.

We bewaren uw gegevens slechts zolang als noodzakelijk om uw vraag of klacht af te ronden.

4.3. Facturatie

Wanneer u bij een online bestelling om een factuur vraagt of uw BTW-nummer invult, verwerken we in dat verband uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw adres en uw BTW-nummer. We verwerken deze gegevens enkel om, op uw verzoek, een factuur op te stellen en aan u te bezorgen en u, indien nodig, daaromtrent te contacteren. Deze verwerking is toegestaan gezien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Het opstellen van een factuur op uw vraag is met name een contractuele opvolging, na de aankoop van een product in onze webshop.

Ingevolge de fiscale bewaarplicht bewaren we facturen en de bijbehorende gegevens gedurende minstens zeven jaar.

4.4 Wedstrijden

Mijntuin.org organiseert occasioneel online wedstrijden waaraan u als lid van de community kan deelnemen.

Het algemeen wedstrijdreglement vindt u terug op de website.

Teneinde uw deelname aan een wedstrijd te kunnen registreren, om na te gaan of u voldoet aan de wedstrijdvoorwaarden, de winnaar te selecteren en u te informeren omtrent het verloop van de wedstrijd, verzamelen wij in dat kader gegevens van u. De gegevens die u doorgeeft kunnen verschillen per (type) wedstrijd, standaard zal meestal minstens uw naam en uw e-mailadres opgevraagd worden voor voornoemde doeleinden.

De online wedstrijden bevatten random per wedstrijd maximum 4 tuingerelateerde vragen (vb: soort tuin, grootte van het gazon, soort grasmaaier, soort BBQ, soort kerstboom, koopgedrag,...) uit een pool van vragen. Deze info wordt gekoppeld aan uw profiel om meer info op maat te kunnen sturen indien we uw toestemming hebben om nieuwsbrieven te versturen en/of om u relevantere info te kunnen tonen op onze website.

U kan ten allen tijde deze door het systeem 'gegenereerde interesses' verwijderen uit uw profiel, zoniet blijven deze voor altijd gekoppeld aan het profiel.

Uw gegevens gerelateerd aan de wedstrijd worden gewist van zodra voornoemde doeleinden vervuld zijn.

5. Geven wij uw gegevens door aan derden?

Wij verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening en onze bedrijfsactiviteiten delen wij wel gegevens met de volgende categorieën van externe dienstverleners:

  • Externe dienstverleners die ons ondersteunen bij het leveren van onze (digitale) diensten zoals de hosting, het onderhoud, en de (technische) ondersteuning van onze website en diverse softwares (waaronder de reeds hoger vermelde verwerkers bijvoorbeeld Mollie, Kiyoh, Elastic email, Intercom en Tawk-to.
  • Leveranciers die, in het kader van dropshipping, in onze opdracht en in onze naam rechtstreeks producten bezorgen aan klanten.
  • Voor statistiekdoeleinden gebruiken we Google Analytics/TagManager (met geanonimiseerde IP)

In het kader van de opdrachten die bovengenoemde dienstverleners voor ons uitvoeren, komen zij in contact met persoonsgegevens. Wij delen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. Ter waarborging van de bescherming van uw persoonsgegevens sluiten we overeenkomsten met deze partijen waarin wij afspraken wat ze wel en niet met de gegevens mogen doen.

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van de betalingsdienstverlener Mollie. Voor de verwerking van uw betaling kan Mollie volgende persoonsgegevens verwerken: uw betaalgegevens (bijvoorbeeld bankrekeningnummer of creditcardnummer-, uw IP-adres, uw internetbrowser en apparaat type en in sommige gevallen uw voor- en achternaam, uw adresgegevens en informatie over het product of de dienst die door u werd afgenomen bij ons. Mocht u contact opnemen met Mollie, kan Mollie ook de persoonsgegevens verwerken die u actief aan hen verstrekt. Mollie is een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien u meer wil weten over hoe Mollie uw gegevens verwerkt, kan u hier de privacyverklaring van Mollie raadplegen.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen met de overheid en overheidsinstellingen om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld.

Verder kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.

Ook delen we uw gegevens met de vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op arvesta.eu. Dit voor de centralisatie van de klanten-, en -leveranciersadministratie en voor prospectie-doeleinden. Wat dat laatste betreft kunnen deze vennootschappen uw gegevens gebruiken voor prospectie en om u te contacteren over hun producten en/of diensten waarvan zij en/of wij menen dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn omdat deze bv. complementair zijn aan producten/diensten die u reeds afneemt bij ons. Zij kunnen u hieromtrent contacteren. U heeft te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen deze doorgifte van uw gegevens en het gebruik daarvan door één of meer van onze groepsvennootschappen. Hoe u dat doet leest u onder titel 7.

Tot slot kunnen we uw gegevens in het kader van een fusie, overname, (partiële) splitsing of enige andere bedrijfstransactie ook delen met en overdragen aan de derde partij (bv. koper, opslorpende vennootschap,...) die betrokken is bij deze bedrijfstransactie. Ook in een eventuele voorafgaande fase kunnen wij als onderdeel van een onderzoek met betrekking tot het (uitvoeren) van dergelijke transactie uw gegevens delen met de betrokken derde en/of hun adviseurs. In dergelijk geval zorgen wij er steeds voor dat wij enkel de gegevens overmaken die relevant en noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Deze doorgiftes doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang omdat de derde partij aan de hand van de verkregen gegevens de bedrijfsactiviteiten en de algemene werking van de onderneming kan verderzetten. Verder laat dit laatstgenoemde ook toe om de lopende overeenkomsten met klanten, leveranciers,... verder te zetten.

6. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.

Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

7. Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?

U hebt op elk moment het recht om kosteloos inzage te vragen in de persoonsgegevens die we over u verzamelen en deze te laten verbeteren of wissen indien deze foutief, ongepast, verouderd of onvolledig zijn. U hebt in bepaalde gevallen ook het recht om ons te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde verwerking niet meer te gebruiken. Tot slot heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, zoals tegen het ontvangen van elektronische nieuwsbrieven.

U dient uw verzoek per e-mail te versturen naar info@mijntuin.org of per post naar het adres genoemd onder titel 1 van deze privacyverklaring.

Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan u bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestigen in geval van redelijke twijfel hierover.

Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, voor Nederlandse klanten de Autoriteit Persoonsgegevens en voor Frankrijk is dit La Commision Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

8. Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.

Laatste update privacyverklaring: 01.01.2024